Efficiënt ondersteunen van de gemeentelijke taken.

Hieronder vallen meerdere processen, een aantal worden besproken in de paragraaf Bedrijfsvoering. Degene met een direct verband tot dit programma staan hieronder.

Uitwerking van het vastgoedbeleid

De Kadernota Vastgoed 2021 geeft aan hoe gemeente Velsen haar vastgoed (panden en gronden) beheert, onderhoudt en uitgeeft.
Doel is om te komen tot een efficiënte, doelmatig onderhouden en financieel gezonde kernportefeuille. Dit betreft vastgoed dat de gemeentelijke beleidsdoelen ondersteunt en zorgt voor de huisvesting van maatschappelijke/culturele partijen, sportclubs, onderwijs en onze eigen organisatie. Gemeente kan ook vastgoed inzetten voor strategische doelen, om bijvoorbeeld woningbouwlocaties te creëren.

Een actie die volgt uit het vastgoedbeleid, is het opstellen van een portefeuilleplan. In dit plan staat hoe de gemeentelijke vastgoedportefeuille bijdraagt aan de hierboven genoemde (strategische) beleidsdoelstellingen. Per pand/object wordt in samenspraak met de betrokken beleidsafdelingen een toekomstvisie bepaald (behouden, investeren, heroverwegen, verkopen, slopen). Als het portefeuilleplan af is, wordt het aan de raad voorgelegd. Doel is uiterlijk 2023.

Na vaststelling van het portefeuilleplan volgt jaarlijks het uitvoeringsprogramma. Hierin staan de uit het portefeuilleplan afgeleide acties voor het komende kalenderjaar. Het college stelt het uitvoeringsprogramma vast en informeert de raad hierover.

Een ander onderwerp dat volgt uit het vastgoedbeleid is de kostprijsdekkende huur. Dit punt beschrijven wij apart.

Kostprijsdekkende huur (kpdh)

De Kadernota Vastgoed 2021 geeft aan dat gemeente haar vastgoed in ieder geval kostendekkend moet verhuren. Momenteel verzamelen wij alle benodigde gegevens om in 2023 voor elk (maatschappelijk) pand de kpdh te kunnen bepalen. Deze kpdh kan hoger of lager zijn dan de huidige huurprijs. Aan de hand van een overzicht met gevolgen die de kpdh heeft voor de huurders, leggen wij het college voor of deze huurprijs gaat gelden voor de lopende huurovereenkomsten.
Voor nieuw af te sluiten overeenkomsten, passen we de kpdh hoe dan ook toe.

Verduurzamen gemeentelijke panden

Het verduurzamen van het gemeentelijk vastgoed gebeurt zoveel mogelijk wanneer ook (groot) onderhoud is gepland. Daarnaast houden we rekening met de wettelijke verplichtingen. Jaarlijks (van 2019 t/m 2028) is in de begroting rekening gehouden met gemiddeld € 400.000 aan duurzaamheidsinvesteringen. Momenteel maken we inzichtelijk welke maatregelen de afgelopen jaren zijn uitgevoerd en welke maatregelen we nog moeten nemen en wanneer. Hiervoor stellen we in 2023 een routekaart op.

Project Maatschappelijk vastgoed

In 2017 startte de gemeente het programma Maatschappelijk Vastgoed. Doel hiervan is om het maatschappelijk vastgoed klaar voor de toekomst te maken. Dit doen wij door de vierkante meters aan maatschappelijk vastgoed efficiënter te gebruiken. Ook stimuleren wij de samenwerking tussen de diverse cultuur- en welzijnsorganisaties. Zo zijn er bijvoorbeeld plannen om in de bibliotheekgebouwen meer functies mogelijk te maken door samenwerking met andere partijen. Ook worden enkele buurthuizen straks een Huis van de Wijk: een laagdrempelige accommodatie waar vooral de buurtbewoner centraal staat.  
Voor dit project worden gebouwen verbouwd, nieuw gebouwd of komen juist leeg. Voormalig buurthuis De Spil is leeggekomen na het herhuisvesten van de activiteiten. Dit pand wordt gesloopt, waarna we het perceel gaan verkopen als woningbouwlocatie.
Van buurthuis De Dwarsligger maken we een Huis van de Wijk voor Zee- en Duinwijk. In 2023 leggen we diverse scenario’s voor hoe dit te realiseren.  

Toekomst stadsschouwburg Velsen

In 2021 en 2022 besprak de raad de verschillende toekomstscenario’s voor de stadsschouwburg maar nam hierover nog geen besluit. Hierna is verder gewerkt aan de (financiële) haalbaarheid van het voorkeursscenario. Begin 2023 neemt de raad mogelijk een besluit.
Al enkele jaren staat een aantal investeringen én groot onderhoud gepland. Omdat de raad zich nog moet uitspreken over eventuele nieuwbouw, zijn nog niet alle benodigde werkzaamheden uitgevoerd. De huidige onderhoudsstaat benadrukt de urgentie van besluitvorming op korte termijn.

Op weg naar een Duurzaam en groen Velsen

Velsen zet stevig in op het thema Klimaat en Duurzaamheid. Een inzet die gericht is het realiseren van een geslaagde energietransitie, een circulaire economie en een klimaatbestendige stad in 2050 (Lange termijn perspectief). Parallel hieraan werken we aan het van realiseren van een gezonde(re) leefomgeving in Velsen (de regio). Duurzaamheid en gezondheid gaan in onze regio hand in hand. Maatregelen op het gebied van de gezonde leefomgeving dragen vaak bij aan klimaatadaptatie, circulaire economie en de CO ₂ reductie. En omgekeerd dragen de doelstellingen op deze 3 thema’s vaak bij aan een gezondere leefomgeving. Dus dat vraagt van de regisseur gezonde leefomgeving en het programma Klimaat & Duurzaamheid een intensieve samenwerking.

De urgentie de energietransitie en alles wat daarmee samenhangt is door de huidige energiecrisis alleen maar toegenomen.

Wet open overheid en Archiefwet

De Wet Open Overheid (Woo) is bedoeld om overheden transparanter te maken en moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. De Woo heeft per 1 mei 2022 de Wet Openbaarheid van Bestuur (Wob) vervangen. Het grote verschil tussen de Woo en de Wob is de actieve openbaarmaking van overheidsinformatie, bijvoorbeeld ten aanzien van het verplicht en binnen 14 dagen publiceren van documenten in 11 categorieën. Het actief openbaar kunnen maken van de informatie vereist een goede kwaliteit van het informatiebeheer, welke geborgd kan worden door gekwalificeerd personeel.
Hoewel de wet ingegaan is op 1 mei 2022, dient nog per Koninklijk Besluit aangegeven te worden wanneer welke categorieën documenten uit de Woo openbaar gemaakt worden. Hiervoor dient ook het ICT-platform Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI), waarop de documenten worden gepubliceerd, gereed te zijn. De verwachting is dat in de loop van 2023 de 1e van 3 fases van actieve openbaarmaking zal plaatsvinden.

Het bewustzijn met betrekking tot deze nieuwe wetgeving moet binnen de organisatie breed worden uitgedragen. Een en ander gaat namelijk grote gevolgen hebben voor de manier waarop informatie naar buiten wordt gecommuniceerd/gepubliceerd. Deze nieuwe manier van communiceren/publiceren heeft ook gevolgen voor ons applicatie-landschap. In 2022 is er een impactanalyse uitgevoerd. Deze impactanalyse is de input voor het vaststellen van het ambitieniveau in samenspraak met het college en de raad. Uit de impactanalyse moet blijken of de huidige informatievoorzieningen de eisen van deze wet ondersteunt, of dat hier mogelijk nieuwe software voor moet worden gekocht. Vast staat dat gemeenten moeten aansluiten op het PLOOI.  

In 2022 is er een start gemaakt om Velsen technisch en organisatorisch voor te bereiden op de Woo. Dit betekent onder andere de aansluiting op PLOOI, het aanschaffen van software om te anonimiseren, het opleiden van medewerkers en het aanpassen en inrichten van werkprocessen en de organisatie.
Het bestuurlijk ambitieniveau zal van invloed zijn op de kosten in 2022, vanwege de mogelijke invloed die deze zal hebben op het inrichten van de functie Woo Contactfunctionaris, training van personeel en aanschaf/inrichting van ICT systemen.

Het Rijk stelt incidenteel en structureel geld beschikbaar om gemeenten te ondersteunen bij de implementatie en uitvoering van de Woo. Voor de uitvoering van deze wet ontvangen we vanaf 2022 € 67.000 dit loopt op naar € 135.000 voor 2026 en latere jaren. Deze structurele middelen zijn bedoeld voor de actieve openbaarmaking, het aanwijzen van een contactfunctionaris en het beheer en onderhoud van systemen. Voor de implementatie is € 80.000 beschikbaar voor een periode van 5 jaar.

Zaakgericht werken

Voor het nieuwe zaaksysteem zijn de visievorming, de impactanalyse en de aanbesteding afgerond. De implementatie is naar verwachting het 1e kwartaal 2023 klaar. Voor de verdere verbetering van de (online) dienstverlening is organisatiebreed een andere klantgerichte werkwijze nodig. Deze methode van zaakgericht werken gaan we in 2023 vormgeven en in 2024 verder uitbouwen met het doorontwikkelen van de processen.

In dit programmaonderdeel zijn diverse processen opgenomen die de organisatie ondersteunen bij het uitvoeren van de wettelijke en overige taken. Hieronder vallen de activiteiten die als overhead worden gezien, zoals bijvoorbeeld Financiën, Human Resource, Facilitair (onder andere bodes) en Directie.