Bedrijfsvoering

Per 1 januari 2024 wordt het contract van het financiële softwarepakket Decade beëindigd. Hierdoor moet er worden onderzocht wat de consequenties zijn, voor het totale pakket, wat gebruikt wordt binnen de financiële infrastructuur.

Hiermee wordt in het 2 ^e kwartaal 2022 gestart en vervolgens start in het 3 ^e kwartaal 2022 de aanbesteding. Implementatie moet plaats vinden in 2023 om dit goed te kunnen testen en te kunnen schaduw draaien met de huidige omgeving. Verder moeten er afspraken gemaakt worden over het langer gebruiken van Decade in verband met de jaarrekening 2023 in de 1 ^e 4 maanden van 2024.

De extra kosten die dit met zich meebrengt voor 2022 zitten in het onderzoeken van de mogelijkheden en de aanbesteding worden meegenomen in de 1e Bestuursrapportage. Voor 2023 is er voor de implementatiekosten van het nieuwe pakket en het schaduw draaien, dubbele licenties en extra beheerkosten extra budget nodig. Pas na de uitfasering van Decade en eventuele andere pakketten is er weer een normaal budget nodig. Tevens wordt er rekening gehouden met de inzet van begeleiding bij de inrichting van de vernieuwde financiële infrastructuur. Zodat de processen aansluitend bij de wensen en behoeften van alle verschillende gebruikers en dit vastgelegd wordt in heldere beschrijvingen en afspraken.

Gewijzigde kostenverdeling Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland (BSGR)

In de aanbesteding (met betrekking tot outsourcen lokale belastingen) is een aantal taken uitgevraagd. In het 1e jaar van de uitbesteding, 2021, blijkt echter dat een hoger aantal objecten is dan vooraf met de aanbesteding naar voren kwam. De meerkosten (€ 107.000) zal de BSGR doorbelasten aan de gemeente.

Digitalisering licentiekosten

In opdracht van de Europese Commissie wordt ook in Nederland de Digitale Overheid vormgegeven. Alle nieuwe wetgeving bevat als gevolg daarvan een grotere digitale en informatiecomponent. De huidige veelvoud aan nieuwe wetgeving (onder andere Omgevingswet, WAMS, WOO, Digitale Overheid, WHO) vraagt om inzicht in impact en daadwerkelijke verwerking in onze systemen.

De afgelopen tijd hebben we met de huidige bezetting en budget onvoldoende kunnen inzetten op deze vertaalslag en de ondersteuning van de domeinen waardoor we achterlopen op diverse uitwerkingen van wetgeving in vergelijking met andere gemeenten, bijvoorbeeld de Omgevingswet, de Wet Inburgering, WHO en Digitoegankelijk. Dit leidt tot bestuurlijk risico’s (bijvoorbeeld websites Velsen zijn onvoldoende toegankelijk), het in gevaar brengen van de basisdienstverlening (als we niet goed digitaliseren komen er veel meer vragen bij onder andere het KCC) en het niet kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen en risico’s rondom informatiebeveiliging en privacy (risico op aanvallen zoals bij IJmond Werkt!). Ook de informatievoorziening is niet altijd op orde en dat merken we bijvoorbeeld bij Wob verzoeken, het kost veel tijd om de juiste informatie bij elkaar te krijgen. Door aangekondigde prijsverhogingen van leveranciers komen ook onze digitale werkplekken onder druk te staan. Tot slot is er weinig tot geen formatie en budget om te investeren in vervanging en vernieuwingen en het ondersteunen van de organisatie in haar behoefte.

Tegelijkertijd zijn de budgetten op hardware, software en personeel de afgelopen jaren onvoldoende meegegroeid met de digitale ontwikkelingen vanuit wetgeving en de vraag vanuit de organisatie. Op basis van een benchmark van M&I partners is het gemiddelde ICT budget van een gemeente van onze grote € 88 per inwoner. Dit komt neer op ruim € 6 miljoen. Het budget van de gemeente Velsen is € 4,8 miljoen per jaar. Waarbij moet worden gesteld dat voor bijna alle gemeenten het huidige budget ontoereikend is. Voor de gemeente Velsen geldt, dat elk jaar moet worden gekeken hoe tekorten moeten worden gedekt (zie ook de melding in de 2 ^e Bestuursrapportage 2021 met betrekking tot onderhoud-licentiekosten).

Om te kunnen voldoen aan de huidige eisen vanuit wetgeving, de samenleving en de ambities van het bestuur en de organisatie zal structureel meer geïnvesteerd moeten worden in informatiemanagement. Specifiek in informatie advies, functioneel beheer en onderhoud/licenties.

Uitbreiding 2 fte Informatieadvies:
De tientallen aanvragen die jaarlijks ter advisering langs komen kunnen nu met 2 adviseurs lang niet allemaal worden opgepakt en met deze uitbreiding kan per domein een informatieadviseur ingezet worden die op de specifieke processen van het domein kan ondersteunen. Op dit moment staan we voor de keuze om bij bepaalde wetgeving wel of niet te ondersteunen. Dat betekent zonder deze uitbreiding bijvoorbeeld een keuze tussen de Omgevingswet, de Wet inburgering of ondersteuning bij de aanbesteding van het nieuwe financieel systeem.

Uitbreiding 2 fte Functioneel beheer:
Het team informatie is verantwoordelijk voor circa 30 bedrijfsbrede applicaties. Hiervan is nu 1/3 onbeheerd en voor meerdere applicaties is geen achtervang. Een deel van de informatiebeveiliging (zoals controles op raadplegen gegevens, autorisaties bijwerken in samenwerking met domeinen en FG/privacy officer) kan nu niet worden uitgevoerd. Ook staat de continuïteit van werkprocessen onder druk (rechten kunnen niet op tijd worden toegekend aan nieuwe medewerkers) en is er onvoldoende kennis over de pakketten en beperkt ruimte voor bijscholing. De hoeveelheid koppelingen groeit ten behoeve van dienstverlening en verbetering processen, en dit vraagt voldoende inhoudelijke kennis van applicaties. Met twee extra functioneel beheerders kunnen we deze werkzaamheden beter opvangen en de organisatie ondersteunen bij het verbeteren van de dienstverlening.

Uitbreiding onderhoud en licentiekosten
Vanwege de monopoliepositie van leveranciers kunnen geen prijsonderhandelingen worden gevoerd en met het thuiswerken zijn we voor ons dagelijks werk en de dienstverlening aan de inwoners nog meer afhankelijk geworden van deze leveranciers (bijvoorbeeld Microsoft). Zij hebben grote prijsstijgingen aangekondigd, waardoor het structureel budget voor onderhoud- en licentiekosten moet worden opgehoogd.

Strategisch ICT plan
Voor het herijken van het strategisch plan van de afdeling Informatie in lijn met de informatievisie, het nog vast te stellen collegeprogramma en de ontwikkelagenda van de organisatie is incidenteel budget nodig. Daarmee kunnen de juiste prioriteiten worden gelegd en eventuele aanvragen voor het uitvoeren van ambities worden onderbouwd.

Deze aanvraag dient om de basis dienstverlening op orde te krijgen. Het is een logische volgende stap op het outsourcen van de ICT waar met name de beheersmatige kant beter geborgd is. Met deze volgende stap komen we dichter bij het reëel begroten van de ICT en daarmee meer grip op de kosten. Met het nog op te stellen collegeprogramma voor een nieuwe collegeperiode zal verdere invulling moeten worden gegeven aan de aanvullende noodzakelijke investeringen om die ambities te behalen.

Deze aanvraag digitalisering en verhoging licentiekosten is reeds toegekend via de perspectiefnota.

Audit Wet Politie Gegevens (WPG)

De WPG is op 1 januari 2019 van kracht geworden voor alle organisaties die boa’s in dienst hebben. De WPG bepaalt dat 2 jaar na inwerkingtreding een externe audit moet worden uitgevoerd.
De 1e audit is inmiddels afgerond. Binnen 3 maanden dient er een verbeterrapport te worden opgesteld waarin de maatregelen worden beschreven die getroffen zijn ter verbetering van de geconstateerde tekortkomingen. De hercontrole dient te worden uitgevoerd door een externe auditor. bovenstaande audit kost de gemeente € 30.000 structureel, en eens in de 4 jaar € 5.000 extra.